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5 Tips para gestionar una academia
13/04/2020

5 Tips para gestionar una academia

Conoce los aspectos mas relevantes que no deben faltar a la hora de gestionar una academia.


Montar una escuela de baile, una academia de idiomas o institución educativa no es algo que se consigue de un día para otro, seguro que eso ya lo sabes. Para no fracasar, el plan de negocios debe delinearse al detalle, sin dejar nada librado al azar. En este documento deberás precisar ciertas cuestiones, como es el caso de los horarios de clases, valor de cuotas, cobros, profesores, datos de alumnos, etc. 

Todo esto es lo que no se ve de tu estructura física, el logo y tu imagen y las publicidad o trayectoria que tenés en el rubro es sin dudas, otra parte importante para llevar exitosamente la gestión de las academias o instituciones. 

Calma, sabemos que es mucho, pero acá van 5 Tips para gestionar una academia. 

1.    Deberás organizar bien la cuadrícula de horarios de las clases.
Ofrecer diferentes alternativas a los alumnos. No todos pueden asistir a una clase a las 10 de la mañana. En la mayoría de los casos, los horarios de la tarde y la noche son los más solicitados. Trata de organizar de manera tal que al finalizar una clase comience otra, si es que no cuentas con demasiadas aulas o espacios de trabajo.

2.    Necesitas determinar los gastos, los ingresos, los objetivos en el corto, mediano y largo plazo, la compra de materiales o de mobiliario, la publicidad, etc.
El plan de negocios para una escuela de danza, una academia de idiomas o institución educativa es similar a la de cualquier otro emprendimiento, pero la gestión de clases, la planilla de caja son fundamentales.  Lo principal es que organices los registros contables. 

3.    Determinación de cuotas. 
Otra cuestión para no olvidar es  el tema de las finanzas no debe quedar sin regular. Luego de montar una academia de baile, de idiomas o institución educativa seguramente tendrás muchos gastos por la inversión inicial que has hecho. Determina cuánto deben pagar de cuota los alumnos para que ese dinero te alcance para abonar las cuentas, el salario de los profesores y conseguir ganancias. Tal vez durante los primeros meses no sea tanto lo que ganas, pero la idea es que un negocio de estas características es a mediano o largo plazo.

4.    Registros extras, están dentro de las tareas indispensables
Legajo del alumno, los profes y datos de padres son datos que no pueden faltar. Puede que comiences registrando todo en papel, pero esto siempre debe migrarse a un registro digital, para tener alcance en cualquier lado y desde cualquier dispositivo. La actualización de estos datos es importantísimo frente diferentes situaciones que se pueden dar durante jornadas de trabajo, ej. Emergencias, comunicación de cambios de horarios, calificaciones de los alumnos, regularización de cuotas, etc. 

5.    Elección de profes y sus honorarios. 
Acá va no sólo la experiencia del docente, el valor agregado de tu equipo de trabajo es que te ayude también en con el posicionamiento de tu marca en redes, fidelización con los alumnos y padres. Durante los primeros tiempos sólo los que sean familiares o amigos sabrán de tu emprendimiento. La idea es que cada vez más alumnos formen parte de esta academia, para que sea renombrada y reconocida. Recordá que tu academia o institución va más allá de la formación o disciplina que enseñes, el capital humano es muy importante. Entonces, a la hora de elegir a un profe para que represente tu marca, es fundamental que le brindes toda la seguridad y respaldo para sus tareas diarias (horarios bien organizados, un proceso de gestión de clases claro y fácil de utilizar, comunicación ágil y rápida con padres o tutores, etc.)

Una vez que tienes el lugar asignado o rentado, la decoración terminada y la capacidad para abrir la academia de baile, academia de idiomas o institución educativa, es preciso comenzar a cumplir con otras cuestiones relacionadas a la administración del centro.
Planillas en papel o Excel, sí podes arrancar por ahí, pero que mejor que tener un sistema simple, ágil y seguro para registrar todo. 

Con Academico365 vas a podes ordenar los datos. 
Un software en nube, donde encontrarás módulos por área para llevar tus registros. 

ALUMNOS, Organiza en forma sencilla la información de los alumnos y las alternativas de facturación

PROFESORES, Organiza la información de los profesores y posibilita el registro de reuniones y directivas acordadas. 

MATRICULACION, Resuelve de manera ágil el costo de la primera cuota cuando los ciclos de clase no comiencen a principio de mes o un alumno se incorpore al curso una vez iniciada las mismas, posibilitando proporcionar el costo de la misma.

COBRANZAS, en materia impositiva permite la creación de puntos de ventas y el registro de cobranza según el medio de pago (efectivo, transferencias, tarjetas, etc.) y la impresión de los respectivos recibos

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